W związku z odbytym wyjazdem należy zgromadzić następujące dokumenty:
a) w przypadku odbycia podroży samolotem lub promem - faktury zakupu biletów oraz karty pokładowe, w przypadku odbycia podróży pociągiem lub autobusem – bilety z widniejącą ceną,
b) rachunek z miejsca noclegu,
c) potwierdzenie uczestnictwa w wizycie zawierające imię i nazwisko uczestnika wizyty oraz daty rozpoczęcia i zakończenia wizyty, wystawione przez organizację goszczącą, podpisane przez Dyrektora organizacji goszczącej.
d) fotokopie wiz wjazdowych/wyjazdowych
c) polisę ubezpieczeniową na czas wyjazdu

W przypadku płatności na podstawie kosztów rzeczywistych, tj. kosztów [podróży, wiz wjazdowych/wyjazdowych, dodatkowej kwoty dofinansowania z tytułu uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami/osób towarzyszących]: faktury, rachunki, wykorzystane bilety na podróż, fotokopia wizy, karty pokładowe dotyczące tych osób.