W przypadku organizacji/instytucji posiadających osobowość prawną (takie jak: władze publiczne, uniwersytety, organizacje nastawione na zysk, ośrodki kultury, uczelnie wyższe, stowarzyszenia, fundacje, itd.) wniosek aplikacyjny podpisuje osoba (osoby) prawnie reprezentujące organizację/instytucję.

W przypadku organizacji/instytucji posiadających Organ Prowadzący (takie jak: gimnazjum, szkoła podstawowa, przedszkole, centrum kształcenia ustawicznego, itd.) wniosek aplikacyjny podpisuje osoba (osoby) prawnie reprezentujące Organ Prowadzący.
Istnieje możliwość podpisania wniosku przez Dyrektora organizacji/instytucji która zamierza wziąć udział w wyjeździe ale tylko w przypadku gdy posiada odpowiednie pełnomocnictwo wydane przez Organ Prowadzący upoważniający go do podpisania wniosku w imieniu Organu Prowadzącego. W treści pełnomocnictwa musi się znaleźć zapis, umożliwiający składanie wniosków, podpisywanie umów finansowych oraz zaciąganie zobowiązań finansowych dotyczących korzystania ze środków przekazanych przez Komisję Europejską