Ostatnia aktualizacja: 18.02.2010

Szanowni Państwo,
Przed przystąpieniem do czynności związanych z ubieganiem się o przyznanie dofinansowania na udział w Akcji Wizyty Przygotowawcze w Programie „Uczenie się przez całe życie” uprzejmie prosimy o uważne zapoznanie się z poniższymi „Zasadami wnioskowania 2010”.


ZASADY WNIOSKOWANIA 2010

Poniżej przedstawione zostały podstawowe informacje oraz procedura związana ze złożeniem formularza wniosku o dofinansowanie na udział w Wizytach Przygotowawczych oraz Seminariach Kontaktowych w roku 2010.


I. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE

Wyjazdy na wizyty przygotowawcze lub seminaria kontaktowe dla wniosków składanych w roku 2010/2011 mogą być realizowane w okresie 01.01.2010 – 30.04.2011.

Termin składania wniosków

Wnioski są składane do Narodowej Agencji na bieżąco, z zachowaniem terminu wpłynięcia wniosku do Narodowej Agencji na 8 tygodni przed planowaną datą rozpoczęcia wizyty przygotowawczej lub seminarium kontaktowego.
Wnioski złożone w terminie krótszym niż wymagane 8 tygodni mogą zostać przez Narodową Agencję uznane za nieuprawnione do finansowania.

Czas trwania wyjazdu

Czas trwania wyjazdu na wizytę przygotowawczą (z uwzględnieniem dni podróży)

• minimalny czas trwania: 1 dzień
• maksymalny czas trwania: 5 dni

Czas trwania wyjazdu na seminarium kontaktowe (z uwzględnieniem dni podróży

• minimalny czas trwania: zgodnie z datami przewidzianymi w programie przez Organizatora seminarium
• maksymalny czas trwania: zgodnie z datami przewidzianymi w programie przez Organizatora seminarium (maksymalnie 6 dni – po przedstawieniu uzasadnienia i akceptacji przez Narodową Agencję dodatkowych dni wyjazdu/podróży)

Dofinansowanie

Wnioskodawca w ramach wizyty przygotowawczej/seminarium kontaktowego może ubiegać się o dofinansowanie o na pokrycie kosztów w następujących kategoriach:

a) dla wizyt przygotowawczych
• koszty podróży z uwzględnieniem kosztu wiz wjazdowych/wyjazdowych – maksymalnie 500,00 EUR (rozliczane na podstawie poniesionych kosztów rzeczywistych)
• koszty utrzymania – obejmujące wyżywienie, zakwaterowanie i ubezpieczenie na okres wyjazdu, obliczane na podstawie ryczałtowych stawek dziennych dla kraju docelowego wyjazdu
• koszty potrzeb specjalnych – jedynie w przypadku udziału w wizycie przygotowawczej osób ze specjalnymi potrzebami lub ich opiekunów. Dofinansowanie w tej kategorii szacowane jest na podstawie kosztów rzeczywistych dotyczących wyjazdu tych osób

b) dla seminariów kontaktowych organizowanych za granicą
• koszty podróży z uwzględnieniem kosztu wiz wjazdowych/wyjazdowych – maksymalnie 500,00 EUR (rozliczane na podstawie poniesionych kosztów rzeczywistych
• koszty opłaty za udział w seminarium (seminar fee) – w maksymalnej wysokości ustalonej przez Organizatora. Koszty opłaty seminaryjnej obejmują koszty wyżywienia i zakwaterowania podczas seminarium oraz materiałów seminaryjnych
• koszty potrzeb specjalnych – jedynie w przypadku udziału w wizycie przygotowawczej osób ze specjalnymi potrzebami lub ich opiekunów. Dofinansowanie w tej kategorii szacowane jest na podstawie kosztów rzeczywistych dotyczących wyjazdu tych osób

Formularz wniosku

Wnioskodawcy zobowiązani są do korzystania z formularza wniosku eForm - w wersji 2.9 obowiązującej w roku 2010.

Wniosek przesłany do lub złożony w Narodowej Agencji podlega ocenie formalnej i merytorycznej (jakościowej), której dokonują pracownicy Narodowej Agencji.

Złożony wniosek musi spełniać następujące wymogi formalne:

• być złożony na aktualnym dla roku 2010 formularzu wniosku
• zostać złożony z zachowaniem terminu 8 tygodni przed planowaną datą wyjazdu
• zostać złożony w formie elektronicznej i papierowej
• być poprawnie wypełniony
• posiadać wypełnione wszystkie obowiązkowe pola
• zawierać oryginalne podpisy prawnych reprezentantów instytucji wnioskującej
• zawierać oryginalne pieczęcie instytucji wnioskującej (jeśli dotyczy)
• zawierać poprawnie, zgodnie z instrukcją wypełniony budżet projektu
• mieć dołączone, wymagane instrukcją wnioskowania dodatkowe dokumenty

Podpisanie wniosku przez reprezentanta prawnego/reprezentantów prawnych instytucji wnioskującej

Przed podpisaniem wniosku należy upewnić się, kto w instytucji wnioskującej lub w Organie Prowadzącym jest uprawniony do jego podpisania. Możliwe są dwa rozwiązania, w zależności od formy prawnej instytucji wnioskującej:

a) instytucja wnioskująca nie posiada osobowości prawnej

W tym przypadku formularz wniosku musi być podpisany opcjonalnie:
• przez prawnego reprezentanta (lub reprezentantów) Organu Prowadzącego właściwego dla instytucji wnioskującej,
lub
• przez Osobę uprawnioną do działania w imieniu podmiotu oraz do zaciągania zobowiązań w jego imieniu - dyrektora instytucji wnioskującej na mocy pełnomocnictwa udzielonego dyrektorowi przez Organ Prowadzący do podpisania wniosku w jego imieniu. W treści pełnomocnictwa musi znaleźć się zapis informujący o upoważnieniu dyrektora instytucji wnioskującej do złożenia i podpisania wniosku na wizytę przygotowawczą/seminarium kontaktowe, podpisania umowy finansowej na realizację wizyty przygotowawczej/seminarium kontaktowego w przypadku akceptacji wniosku oraz do zaciągania zobowiązań finansowych dotyczących korzystania ze środków przekazanych przez Komisję Europejską.

b) instytucja wnioskująca posiada osobowość prawną

W tym przypadku formularz wniosku musi być podpisany przez prawnego reprezentanta (lub reprezentantów) instytucji wnioskującej, zgodnie z dokumentem potwierdzającym sposób reprezentacji prawnej instytucji.
Takim dokumentem jest np. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub inny dokument potwierdzający istnienie instytucji oraz jej reprezentację prawną w zależności od formy prawnej (w przypadku, gdy instytucja nie posiada KRS).

II. WNIOSKOWANIE

UWAGA: w roku 2010/2011 wnioskowanie o dofinansowanie udziału w Akcji Wizyty Przygotowawcze odbywa się dwuetapowo:

Etap I – metoda on-line

Wypełnienie i złożenie wniosku w wersji elektronicznej przy użyciu formularza eForm.

Do poprawnego wypełnienia oraz złożenia wniosku eForm metodą on-line wymagany jest program Adobe Reader, wersja 9.2 lub nowsza, aktywne połączenie z Internetem oraz podłączona, sprawna drukarka.
Uwaga: korzystanie ze starszej wersji Adobe Reader niż 9.2 może spowodować, że wniosek nie zostanie poprawnie wypełniony i wygenerowany.
Uwaga: tylko przestrzeganie krok po kroku procedury opisanej w „Instrukcji złożenia wniosku” gwarantuje poprawne wypełnienie i złożenie wniosku on-line.

„Instrukcja złożenia wniosku” jest do pobrania w zakładce Dokumenty do pobrania

Etap II – przesłanie wniosku w wersji papierowej do Narodowej Agencji

Wnioskodawca, po złożeniu wniosku metoda on-line zobowiązany jest do przesłania do Narodowej Agencji wersji drukowanej wniosku (papierowej) zawierającej wymagane podpisy, pieczęcie oraz dodatkowe dokumenty. Tylko oryginał wniosku w wersji papierowej wraz z dodatkowymi dokumentami będzie brany pod uwagę przy ocenie formalnej i merytorycznej prowadzonej w Narodowej Agencji.

Dokumentacja wniosku o dofinansowanie wyjazdu na wizytę przygotowawczą / seminarium kontaktowe

Do Narodowej Agencji wnioskodawca zobowiązany jest wysłać listem poleconym poniższe dokumenty:

1. Oryginał wniosku (jeden egzemplarz)
(wniosek musi być podpisany przez prawnego reprezentanta /reprezentantów
instytucji wnioskującej i opatrzony pieczęcią instytucji)
2. Dwie pełne kopie/kserokopie z oryginału wniosku
(kopie będą stanowiły załącznik do umowy finansowej w przypadku akceptacji wniosku)
3. Potwierdzenie złożenia wniosku on-line
(wygenerowane bezpośrednio po poprawnym wypełnieniu wniosku i zakończeniu
procesu składania wniosku on-line)
4. Karta danych do umowy finansowej
(dane zostaną wykorzystane przez Narodową Agencję do sporządzenia umowy finansowej)
5. Zaproszenie od organizatora i program seminarium kontaktowego - dotyczy jedynie wniosku składanego na seminarium kontaktowe
6. Wyciąg z odpowiedniego rejestru informujący o statusie prawnym instytucji i charakterze jej działalności (np. KRS) poświadczony za zgodność z oryginałem. Wyciąg z datą pobrania nie starszą niż trzy miesiące. Wyciąg z odpowiedniego rejestru dotyczy jedynie instytucji niepublicznych.

UWAGA: Prosimy o nie zszywanie, bindowanie, zgrzewanie i oprawianie składanej dokumentacji.

Dokumentację prosimy przesłać listem poleconym na adres:

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa

z dopiskiem: WIZYTA PRZYGOTOWAWCZA – (tu należy wpisać nazwę programu)

DOKUMENTY POMOCNICZE

W zakładce Dokumenty do pobrania 2010 znajdują się:

• formularz wniosku eForm, wersja 2.9 obowiązujący w roku 2010
• instrukcja merytoryczna wypełniania wniosku
• instrukcja techniczna złożenia wniosku
• tabela stawek dziennych kosztów utrzymania
• karta danych do umowy
• wzór certyfikatu udziału w wizycie przygotowawczej
• raport końcowy
• zaproszenie do składania wniosków 2010
• przewodnik dla wnioskodawców na rok 2010

W zakładce Pytania i odpowiedzi znajdują się najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi.

W przypadku problemów z wypełnieniem i złożeniem wniosku on-line prosimy o kontakt z Narodową Agencją.
W zakładce Kontakt Kontakt znajdują się dane osób odpowiedzialnych za realizację Akcji Wizyty Przygotowawcze w poszczególnych programach sektorowych.

III. WYNIKI SELEKCJI

Wyniki selekcji prowadzonej w Narodowej Agencji (ocena formalna i merytoryczna wniosku oraz decyzja o przyznaniu dofinansowania lub decyzja o odrzuceniu wniosku) w pierwszej kolejności publikowane są w zakładce Wyniki selekcji.

Zgodnie z procedurą Narodowa Agencja powiadamia o wynikach selekcji instytucję wnioskującą również oficjalnym pismem.

IV. ZAWARCIE UMOWY FINANSOWEJ

W przypadku przyznania Beneficjentowi dofinansowania na udział w wizycie przygotowawczej/seminarium kontaktowym Narodowa Agencja przygotowuje umowę finansową, która zostaje wysłana pocztą elektroniczną (plik PDF) na adres osoby kontaktowej podany w formularzu wniosku.
Umowa finansowa określa warunki i wysokość przyznanego dofinansowania, terminy jej obowiązywania, sposób przekazania środków finansowych oraz warunki złożenia raportu końcowego z realizacji działania.
Umowa finansowa zostaje zawarta pomiędzy Narodową Agencją a instytucją wnioskującą. W przypadku instytucji posiadających Organ Prowadzący – umowa finansowa zostanie zawarta z Organem Prowadzącym lub jego prawnym reprezentantem posiadającym stosowne pełnomocnictwo.

V. WYPŁATA ZALICZKI (PIERWSZA RATA DOFINANSOWANIA)

Narodowa Agencja, po podpisaniu umowy finansowej przez obie strony, zgodnie z warunkami umowy dokona przelewu płatności zaliczkowej na rachunek bankowy wskazany w umowie.
W przypadku wizyty przygotowawczej płatność zaliczkowa wyniesie 80% całkowitego dofinansowania przyznanego w umowie finansowej, w przypadku seminarium kontaktowego płatność zaliczkowa będzie obejmować 100% kosztów opłaty za udział w seminarium plus 80% kwoty przyznanej na pokrycie kosztów podróży.

VI. RAPORT KOŃCOWY – PŁATNOŚĆ KOŃCOWA

Zgodnie z warunkami umowy finansowej – beneficjent zobowiązany jest, po powrocie z wyjazdu, do złożenia w terminie 30 dni od daty określonej w umowie finansowej Raportu Końcowego z wizyty przygotowawczej/seminarium kontaktowego.
Raport końcowy beneficjenta traktowany jest jako wniosek o płatność końcową.
Narodowa Agencja w terminie 45 dni od daty zatwierdzenia raportu końcowego przekaże na rachunek bankowy wskazany w umowie finansowej kwotę płatności końcowej.
Beneficjent zostanie powiadomiony o zamknięciu projektu i jego rozliczeniu oraz o przekazaniu płatności końcowej oficjalnym pismem, które będzie równocześnie oznaczało zamknięcie umowy finansowej.