Ostatnia aktualizacja: 26.01.2012

Szanowni Państwo,

Narodowa Agencja uprzejmie informuje, iż wniosek aplikacyjny dla akcji Wizyty Przygotowawcze Konkurs 2012 będzie dostępny wkrótce.

Szanowni Państwo,

przed przystąpieniem do czynności związanych z ubieganiem się o przyznanie dofinansowania na udział w Akcji Wizyty Przygotowawcze w Programie „Uczenie się przez całe życie” uprzejmie prosimy o uważne zapoznanie się z poniższymi „Zasadami wnioskowania 2012”.

ZASADY WNIOSKOWANIA 2012

Poniżej przedstawione zostały podstawowe informacje oraz procedura związana ze złożeniem formularza wniosku o dofinansowanie na udział w Wizytach Przygotowawczych oraz Seminariach Kontaktowych w roku 2012.

I. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE

Wyjazdy na wizyty przygotowawcze lub seminaria kontaktowe dla wniosków składanych w roku 2012/2013 muszą się rozpocząć w terminie od 1 stycznia 2012r. i muszą się zakończyć do 30 kwietnia 2013r. najpóźniej.

Termin składania wniosków

Wnioski są składane do Narodowej Agencji na bieżąco, z zachowaniem terminu wpłynięcia wniosku do Narodowej Agencji najpóźniej na 8 tygodni przed planowaną datą rozpoczęcia wizyty przygotowawczej lub seminarium kontaktowego. Wnioski złożone w terminie krótszym niż wymagane 8 tygodni mogą zostać przez Narodową Agencję uznane za nieuprawnione do finansowania.

Czas trwania wyjazdu

Czas trwania wyjazdu na wizytę przygotowawczą (z uwzględnieniem dni podróży)

• minimalny czas trwania: 1 dzień
• maksymalny czas trwania: 5 dni

Czas trwania wyjazdu na seminarium kontaktowe (z uwzględnieniem dni podróży)

• minimalny czas trwania: zgodnie z datami przewidzianymi w programie przez Organizatora seminarium
• maksymalny czas trwania: zgodnie z datami przewidzianymi w programie przez Organizatora seminarium (maksymalnie 6 dni – po przedstawieniu uzasadnienia i akceptacji przez Narodową Agencję dodatkowych dni wyjazdu/podróży)

Dofinansowanie

Wnioskodawca w ramach wizyty przygotowawczej/seminarium kontaktowego może ubiegać się o dofinansowanie na pokrycie kosztów w następujących kategoriach:

a) dla wizyt przygotowawczych

• koszty podróży z uwzględnieniem kosztu wiz wjazdowych/wyjazdowych – stawki obliczane na podstawie limitu kosztów podróży dla danego kraju docelowego (rozliczane na podstawie poniesionych kosztów rzeczywistych)
• koszty utrzymania – obejmujące wyżywienie, zakwaterowanie i ubezpieczenie na okres wyjazdu, obliczane na podstawie ryczałtowych stawek dziennych dla kraju docelowego wyjazdu
• koszty potrzeb specjalnych – jedynie w przypadku udziału w wizycie przygotowawczej osób ze specjalnymi potrzebami lub ich opiekunów. Dofinansowanie w tej kategorii szacowane jest na podstawie kosztów rzeczywistych dotyczących wyjazdu tych osób

b) dla seminariów kontaktowych organizowanych za granicą

• koszty podróży z uwzględnieniem kosztu wiz wjazdowych/wyjazdowych – stawki obliczane na podstawie limitu kosztów podróży dla danego kraju docelowego (rozliczane na podstawie poniesionych kosztów rzeczywistych)
• koszty opłaty za udział w seminarium (seminar fee) – w maksymalnej wysokości ustalonej przez Organizatora. Koszty opłaty seminaryjnej obejmują koszty wyżywienia i zakwaterowania podczas seminarium oraz materiałów seminaryjnych
• ew. dodatkowe stawki na utrzymanie - obejmujące wyżywienie i zakwaterowanie na dodatkowe dni (poza terminaem seminarium), obliczane na podstawie ryczałtowych stawek dziennych dla kraju docelowego wyjazdu. Aplikant musi wystąpic o stawki w składanym wniosku oraz dołączyć uzasadnienie na oddzielnym piśmie. Każdy przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie. Prosimy o kontakt z Narodową Agencją.
• koszty potrzeb specjalnych – jedynie w przypadku udziału w seminarium kontaktowym osób ze specjalnymi potrzebami lub ich opiekunów. Dofinansowanie w tej kategorii szacowane jest na podstawie kosztów rzeczywistych dotyczących wyjazdu tych osób

Formularz wniosku

Wnioskodawcy zobowiązani są do korzystania z formularza wniosku eForm - w wersji 4.5 obowiązującej w rundzie selekcyjnej 2012/2013

Wniosek złożony w Narodowej Agencji podlega ocenie formalnej i merytorycznej (jakościowej), której dokonują pracownicy Narodowej Agencji. Złożony wniosek musi spełniać następujące wymogi formalne:

• być złożony na aktualnym dla roku 2012 formularzu wniosku
• zostać złożony z zachowaniem terminu 8 tygodni przed planowaną datą wyjazdu
• zostać złożony w formie elektronicznej i papierowej
• być poprawnie wypełniony
• posiadać wypełnione wszystkie obowiązkowe pola
• zawierać oryginalne podpisy prawnych reprezentantów instytucji wnioskującej
• zawierać oryginalne pieczęcie instytucji wnioskującej (jeśli dotyczy)
• zawierać poprawnie, zgodnie z instrukcją wypełniony budżet projektu
• mieć dołączone, wymagane instrukcją wnioskowania dodatkowe dokumenty

Priorytety strategiczne krajowe

Polska Narodowa Agencja, w rundzie selekcyjnej 2012/2013 wyznaczyła priorytety narodowe. Prosimy o zapoznanie się ze szczegółami opublikowanymi na stronach poszczególnych programów:

• Program COMENIUS (kliknij)
• Program ERASMUS (kliknij)
• Program LEONARDO da VINCI (kliknij)
• Program GRUNDTVIG (kliknij)

Podpisanie wniosku przez reprezentanta prawnego/reprezentantów prawnych instytucji wnioskującej

Przed podpisaniem wniosku należy upewnić się, kto w instytucji wnioskującej lub w Organie Prowadzącym jest uprawniony do jego podpisania. Możliwe są trzy rozwiązania, w zależności od formy prawnej instytucji wnioskującej:

a) instytucja wnioskująca nie posiada osobowości prawnej

W tym przypadku formularz wniosku musi być podpisany opcjonalnie:

• przez prawnego reprezentanta (lub reprezentantów) Organu Prowadzącego właściwego dla instytucji wnioskującej,lub

• przez Osobę uprawnioną do działania w imieniu podmiotu oraz do zaciągania zobowiązań w jego imieniu - dyrektora instytucji wnioskującej na mocy pełnomocnictwa udzielonego dyrektorowi przez Organ Prowadzący do podpisania wniosku w jego imieniu. W treści pełnomocnictwa musi znaleźć się zapis informujący o upoważnieniu dyrektora instytucji wnioskującej do złożenia i podpisania wniosku na wizytę przygotowawczą/seminarium kontaktowe, podpisania umowy finansowej na realizację wizyty przygotowawczej/ seminarium kontaktowego w przypadku akceptacji wniosku oraz do zaciągania zobowiązań finansowych dotyczących korzystania ze środków przekazanych przez Komisję Europejską.

b) instytucja wnioskująca posiada osobowość prawną

W tym przypadku formularz wniosku musi być podpisany przez prawnego reprezentanta (lub reprezentantów) instytucji wnioskującej, zgodnie z dokumentem potwierdzającym sposób reprezentacji prawnej instytucji.

Takim dokumentem jest np. aktualny odpis z właściwego dla danej instytucji rejestru (np. KRS lub inny dokument potwierdzający istnienie instytucji oraz jej reprezentację prawną w zależności od formy prawnej - w przypadku, gdy instytucja nie posiada KRS).

c) instytucja wnioskująca prowadzi działalność gospodarczą oraz nie posiada osobowości

prawnej

W tym przypadku formularz wniosku musi być podpisany przez prawnego reprezentanta/właściciela (lub reprezentantów/właścicieli) instytucji wnioskującej, zgodnie z dokumentem potwierdzającym sposób reprezentacji prawnej instytucji.

Takim dokumentem jest np. aktualny odpis z właściwego dla danej instytucji rejestru (np. wypis z rejestru działalności gospodarczej lub inny dokument potwierdzający istnienie instytucji oraz jej reprezentację prawną w zależności od formy prawnej).

UWAGA– w przypadku instytucji prowadzących działalność gospodarczą oraz nie posiadających osobowości prawnej, Narodowa Agencja, w sytuacji akceptacji projektu i przyznania dofinansowania na wyjazd, przeprowadzi badanie zdolności operacyjno-finansowej wnioskodawcy, przed podpisaniem umowy finansowej.

III. WYNIKI SELEKCJI

Wyniki selekcji prowadzonej w Narodowej Agencji (ocena formalna i merytoryczna wniosku oraz decyzja o przyznaniu dofinansowania lub decyzja o odrzuceniu wniosku) w pierwszej kolejności publikowane są w zakładce Wyniki selekcji. Zgodnie z procedurą Narodowa Agencja powiadamia o wynikach selekcji instytucję wnioskującą również oficjalnym pismem.

IV. ANKIETA BENEFICJENTA

W przypadku przyznania Beneficjentowi dofinansowania na udział w wizycie przygotowawczej/seminarium kontaktowym Narodowa Agencja poprosi o wypełnienie Ankiety Beneficjenta w systemie dokumentów on-line, stanowiącej podstawę do wystawienia umowy finansowej przez Narodową Agencję. Beneficjent otrzyma indywidualny login, hasło oraz kod weryfikacyjny do systemu. Po wypełnieniu Ankiety Beneficjenta on-line, należy ją wydrukować, podpisać i przesłać do Narodowej Agencji w jak najkrótszym terminie wraz z dodatkowymi dokumentami.

V. ZAWARCIE UMOWY FINANSOWEJ

Na podstawie Ankiety Beneficjenta oraz dodatkowych dokumentów, Narodowa Agencja przygotowuje umowę finansową na udział w wizycie przygotowawczej lub seminarium kontaktowym. Informacja o wystawieniu umowy finansowej zostanie wysłana pocztą elektroniczną na adres osoby kontaktowej podany w formularzu wniosku. Umowa finansowa określa warunki i wysokość przyznanego dofinansowania, terminy jej obowiązywania, sposób przekazania środków finansowych oraz warunki złożenia raportu końcowego z realizacji działania. Umowa finansowa zostaje zawarta pomiędzy Narodową Agencją a instytucją wnioskującą. W przypadku instytucji posiadających Organ Prowadzący – umowa finansowa zostanie zawarta z Organem Prowadzącym lub jego prawnym reprezentantem posiadającym stosowne pełnomocnictwo. Umowa finansowa musi być zawarta/podpisana przez obie strony przed rozpoczęciem wyjazdu.

VI. WYPŁATA ZALICZKI (PIERWSZA RATA DOFINANSOWANIA)

Narodowa Agencja, po podpisaniu umowy finansowej przez obie strony, zgodnie z warunkami umowy dokona przelewu płatności zaliczkowej na rachunek bankowy wskazany w umowie. W przypadku wizyty przygotowawczej płatność zaliczkowa wyniesie 80% całkowitego dofinansowania przyznanego w umowie finansowej, w przypadku seminarium kontaktowego płatność zaliczkowa będzie obejmować 100% kosztów opłaty za udział w seminarium plus 80% kwoty przyznanej na pokrycie kosztów podróży.

VII. RAPORT KOŃCOWY – PŁATNOŚĆ KOŃCOWA

Zgodnie z warunkami umowy finansowej – beneficjent zobowiązany jest, po powrocie z wyjazdu, do złożenia Raportu końcowego w terminie określonym w umowie finansowej. Raport końcowy beneficjenta należy składać w systemie dokumentów on-line. Raport końcowy beneficjenta traktowany jest jako wniosek o płatność końcową. Narodowa Agencja w terminie 45 dni od daty zatwierdzenia raportu końcowego przekaże na rachunek bankowy wskazany w umowie finansowej kwotę płatności końcowej. Beneficjent zostanie powiadomiony o zamknięciu projektu i jego rozliczeniu oraz o przekazaniu płatności końcowej oficjalnym pismem, które będzie równocześnie oznaczało zamknięcie umowy finansowej.