Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku (eForm) należy:

a) upewnić się, iż mamy zainstalowaną w komputerze odpowiednią wersję programu Acrobat Reader. Wymaganą jest co najmniej wersja 7.05 lub wyższa. Jeśli nie posiadamy wspomnianej wersji, poprawne złożenie wniosku może być niemożliwe.

b) upewnić się, iż mamy podłączone do komputera aktywne łącze internetowe. Bezpośrednio po wypełnieniu wniosku należy złożyć go drogą on-line poprzez kliknięcie przycisku „Złóż on-line”.

c) upewnić się, iż do komputera mamy podłączoną sprawną drukarkę. Bezpośrednio po procesie złożenia wniosku drogą on-line pojawi się elektroniczne potwierdzenie złożenia, które należy koniecznie wydrukować. Nie ma możliwości zapisania potwierdzenia w komputerze.

d) przygotować informacje dotyczące planowanego wyjazdu, a w szczególności: dokładną nazwę i adres organizacji goszczącej, imię i nazwisko osoby kontaktowej, datę rozpoczęcia wyjazdu, szacowane koszty wyjazdu, itd.