Należy przesłać następujące dokumenty:
- 1 egzemplarz wniosku aplikacyjnego, zawierający oryginalne podpisy i pieczęcie,
- 2 kopie powyższego wniosku,
- potwierdzenie złożenia wniosku on-line (które pojawi się tuż po zakończeniu procesu składania wniosku drogą on-line),
- Załącznik nr III,
- wyciąg z odpowiedniego rejestru informujący o prawnym statusie organizacji i charakterze działalności oraz o osobach uprawnionych do reprezentowania organizacji/instytucji (np. KRS, wyciąg z prowadzenia działalności, wyciąg z rejestru instytucji kultury). Wyciąg z datą pobrania nie starszą niż trzy miesiące.
- w przypadku organizacji/instytucji posiadających Organ Prowadzący, wniosku podpisanego przez Dyrektora należy dołączyć pełnomocnictwo wydane przez Organ Prowadzący upoważniający go do podpisania wniosku w imieniu Organu Prowadzącego.

Możliwe do uzyskania dofinansowanie na pokrycie następujących kosztów:

1. podróż (wliczając wizy wjazdowe/wyjazdowe) – maksymalnie 500,00Euro,
   

2. koszty utrzymania (zawierające koszty zakwaterowania, wyżywienia, ubezpieczenia na czas podróży) – obliczane na podstawie długości wyjazdu oraz stawek ryczałtowych przewidzianych na dany kraj (liczba dni x stawka na dany kraj). W liczbie dni uwzględniamy równie dni poświęcone na podróż. Tabela stawek znajduje się na stronie www.pv.org.pl/Dokumenty
   

3. Koszty specjalnych potrzeb - w przypadku uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami / ich opiekunów dofinansowanie szacowane jest na podstawie kosztów rzeczywistych dotyczących wyjazdu tych osób.
   

Podczas jednego wyjazdu na wizytę przygotowawczą istnieje możliwość odwiedzenia maksymalnie dwóch organizacji w dwóch krajach.

Maksymalny czas trwania wizyty przygotowawczej to 5 dni, wliczając dni podróży w obie strony.

W związku z odbytym wyjazdem należy zgromadzić następujące dokumenty:
a) w przypadku odbycia podroży samolotem lub promem - faktury zakupu biletów oraz karty pokładowe, w przypadku odbycia podróży pociągiem lub autobusem – bilety z widniejącą ceną,
b) potwierdzenie uczestnictwa w wizycie zawierające imię i nazwisko uczestnika wizyty oraz daty rozpoczęcia i zakończenia wizyty, wystawione przez organizację goszczącą, podpisane przez Dyrektora organizacji goszczącej.
c) fotokopie wiz wjazdowych/wyjazdowych

W przypadku płatności na podstawie kosztów rzeczywistych, tj. kosztów [podróży, wiz wjazdowych/wyjazdowych, dodatkowej kwoty dofinansowania z tytułu uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami/osób towarzyszących]: faktury, rachunki, wykorzystane bilety na podróż, fotokopia wizy, karty pokładowe dotyczące tych osób.

W terminie 30 dni od daty końcowej działania, Beneficjent obowiązany jest przesłać do Narodowej Agencji Raport Końcowy, zgodny ze wzorem. Raport końcowy będzie traktowany jako wniosek Beneficjenta o wypłatę pozostałej kwoty przyznanych środków finansowych.

Nie przesyłamy dokumentacji finansowej dotyczącej wyjazdu.

Narodowa Agencja, po otrzymaniu zgodnego ze wzorem raportu końcowego, może zażądać na osobny wniosek, przesłania oryginałów następujących dokumentów:
- w przypadku kosztów utrzymania: zaświadczenie o uczestnictwie podpisane przez dyrektora instytucji goszczącej zawierające nazwisko uczestnika jak również daty rozpoczęcia i zakończenia wizyty;
- w przypadku płatności na podstawie kosztów rzeczywistych, tj. kosztów [podróży, wiz wjazdowych/wyjazdowych, dodatkowej kwoty dofinansowania z tytułu uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami/osób towarzyszących]: faktury, rachunki, wykorzystane bilety na podróż, fotokopia wizy, karty pokładowe.

Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po przeprowadzeniu stosownej kontroli.