Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku (eForm) należy:

a) upewnić się, iż mamy zainstalowaną w komputerze odpowiednią wersję programu Acrobat Reader. Wymaganą jest co najmniej wersja 8.2 lub wyższa. Jeśli nie posiadamy wspomnianej wersji, poprawne złożenie wniosku może być niemożliwe.

b) upewnić się, iż mamy podłączone do komputera aktywne łącze internetowe. Bezpośrednio po wypełnieniu wniosku należy złożyć go drogą on-line poprzez kliknięcie przycisku „Złóż on-line”.

c) przygotować informacje dotyczące planowanego wyjazdu, a w szczególności: dokładną nazwę i adres organizacji goszczącej, imię i nazwisko osoby kontaktowej, datę rozpoczęcia wyjazdu, szacowane koszty wyjazdu, itd.

Poprawność złożenia wniosku możemy sprawdzić w części L.2 wniosku. Jeśli wniosek nie został złożony wyswietlany status będzie 'unknown"
UWAGA: Po złożeniu on-line nie należy wprowadzać dalszych zmian we wniosku.

W przypadku organizacji/instytucji posiadających osobowość prawną (takie jak: władze publiczne, uniwersytety, organizacje nastawione na zysk, ośrodki kultury, uczelnie wyższe, stowarzyszenia, fundacje, itd.) wniosek aplikacyjny podpisuje osoba (osoby) prawnie reprezentujące organizację/instytucję.

W przypadku organizacji/instytucji posiadających Organ Prowadzący (takie jak: gimnazjum, szkoła podstawowa, przedszkole, centrum kształcenia ustawicznego, itd.) wniosek aplikacyjny podpisuje osoba (osoby) prawnie reprezentujące Organ Prowadzący.
Istnieje możliwość podpisania wniosku przez Dyrektora organizacji/instytucji która zamierza wziąć udział w wyjeździe ale tylko w przypadku gdy posiada odpowiednie pełnomocnictwo wydane przez Organ Prowadzący upoważniający go do podpisania wniosku w imieniu Organu Prowadzącego. W treści pełnomocnictwa musi się znaleźć zapis, umożliwiający składanie wniosków, podpisywanie umów finansowych oraz zaciąganie zobowiązań finansowych dotyczących korzystania ze środków przekazanych przez Komisję Europejską

Wynik selekcji w pierwszej kolejności zostanie opublikowany na stronie internetowej www.pv.org.pl/wyniki-selekcji
Następnie organizacja/instytucja wnioskująca zostanie powiadomiona o wyniku selekcji oficjalnym listem powiadamiającym.

Umowa Finansowa zostanie przesłana w wersji elektronicznej na adres e-mail uczestnika wyjazdu, podany we wniosku aplikacyjnym.
Po wydrukowaniu, zapoznaniu się z treścią, uzupełnieniu koniecznych podpisów i pieczęci należy przesłać w dwóch egzemplarzach listem poleconym na adres Narodowej Agencji z dopiskiem na kopercie ”wizyty przygotowawcze – umowa”. Umowę przesyłamy bez załączników.
Załączniki zostaną dołączone przez pracowników Narodowej Agencji.

Istnieje możliwość uzyskania dofinansowania na wyjazd dwóch osób z jednej organizacji/instytucji na ten wyjazd. We wniosku, w pkt D należy podać uzasadnienie wyjazdu drugiej osoby.
Narodowa Agencja rozważy i podejmie decyzję o ewentualnym przyznaniu dofinansowania dla drugiej osoby.

Wszelkie uprawnione wydatki związane z planowanym wyjazdem można ponosić od daty podjętej przez Narodową Agencję decyzji selekcyjnej pozytywnej. Wydatki poniesione przed tą datą będą nieuprawnione i nieuwzględnione w końcowym rozliczeniu finansowym wyjazdu.

Data decyzji selekcyjnej pozytywnej publikowana jest na wraz z wynikami selekcji, na stronie www.pv.org.pl/wyniki-selekcji oraz będzie podana w liście powiadamiającym o wyniku selekcji.

Końcowy termin ponoszenia wydatków zostanie określony w Umowie Finansowej dotyczącej planowanego wyjazdu.

Istnieje możliwość odbycia podróży do i z powrotem samochodem prywatnym. Rozliczeniem takiego przejazdu jest równowartość ceny jednego biletu kolejowego klasy I na trasie: miejsce zamieszkania -> miejsce odbycia wizyty -> miejsce zamieszkania.
W przypadku prośby ze strony Narodowej Agencji o dosłanie dokumentacji finansowej dotyczącej wyjazdu należy przesłać oświadczenie o powyższej cenie opatrzone pieczęcią kasy sprzedającej bilety kolejowe.

Korzystniej jest podać rachunek bankowy prowadzony w walucie Euro. Pozwoli to uniknąć strat kursowych oraz konieczności zakupu Euro (przed wyjazdem do krajów ze strefy EUR).
Ponadto dofinansowanie w umowie finansowej określone będzie w walucie Euro, płatności oraz rozliczenie końcowe zostanie dokonane również w tej walucie.

Elektroniczna wersja Raportu Końcowego w formacie WORD znajduje się w „Dokumentach w dokumentach do pobrania”, na stronie www.pv.org.pl/Dokumenty

Dane kontaktowe znajdują się w zakładce www.pv.org.pl/kontakt .
Ponadto we wszelkiej korespondencji otrzymanej z Narodowej Agencji w stopce listu będą podane szczegółowe dane kontaktowe.